Меню

Арифметическая ошибка при выплате заработной платы

Как исправить ошибки в начислении зарплаты

Ошибки при расчете заработной платы возникают из-за большого количества нормативных документов, регулирующих эту сферу учета, а также факторов и показателей, которые нужно принимать во внимание при определении размера выплаты, начислений на ФОТ, налоговых и иных платежей.

Возникающие ошибки при расчете зарплаты влекут за собой тяжелые последствия для работодателя со стороны контролирующих органов. Поэтому необходимо корректировать неточности сразу после их обнаружения. Рассмотрим подробнее, как исправить ошибки в начислении зарплаты.

Распространенные ошибки работодателей при расчете ЗП

Понятие термину заработная плата дано в Трудовом кодексе нашей страны. Статья 129 это нормативного документа четко определяет, какие выплаты сотруднику являются его заработной платой. К ним относятся:

  • Денежные средства, которые получает сотрудник за выполнение своих обязанностей на рабочем месте. Размер выплаты зависит от уровня квалификации наемного работника, сложности поставленных перед ним трудовых задач и их объема.
  • Компенсационные выплаты. В состав ЗП включаются суммы, которые выплачиваются сотруднику за работу в особых условиях. Речь идет о работе в северный районах страны, на объектах, где сотрудник подвергается радиоактивному излучению или иному вредному воздействию. Выплаты этого типа устанавливаются общегосударственными и местными нормативными документами.
  • Стимулирующие выплаты. Наиболее распространенной является премия по результатам работы. Однако трудовым законодательством предусмотрены также другие выплаты, которые мотивируют сотрудника лучше выполнять свои служебные обязанности.

Кроме того, для исключения ошибок в расчетах бухгалтерам следует систематически отслеживать изменения, происходящие в трудовом законодательстве. Начисление зарплаты новое в 2020 году:

  • увеличен размер МРОТ, теперь он составляет 12 130 рублей,
  • изменен предельный размер базы для начисления страховых взносов — 1 292 000 рублей (на ОПС) и 912 000 рублей (на ОСС)

Ошибки при расчете зарплаты чаще все обусловлены тем, что бухгалтер неправильно определяет размер выплат, которые входят в ЗП, и, соответственно, делает ошибки при вычислении среднего размера оплаты труда за предыдущие месяцы.

Порядок расчета средней ЗП строго регламентирован Постановление 922, принятым в 2007 году. Согласно этому нормативно-правовому документу в состав выплат, которые нужно учитывать при расчетах, включается:

  1. Выплаты сотруднику, которые сделаны за выполнение им служебных обязанностей. Они могут начисляться в виде оклада или в виде оплаты сдельной работы. Также сюда включаются доплаты, которые начисляются как процент от реализации товаров и услуг либо комиссия за реализованные сделки.
  2. Выплаты сотруднику, который не исполняет свои прямые трудовые обязанности из-за того, что занимает некоторые государственные должности в федеральных или местных органах государственной власти.
  3. Выплаты, которые получают муниципальные работники за выполнение ими своих обязанностей.
  4. Гонорары, которые получают авторы литературных и иных произведений. Также при расчете средней зарплаты учитываются денежные вознаграждения авторам, которые официально работают в СМИ или других подобных организациях.
  5. Выплаты, которые педагоги в различных учебных заведениях за преподавательские часы сверх нормы по итогам отчетного периода.
  6. Выплаты, которые сотрудник получает после завершения календарного года. Но при этом они начислены за результаты работы в прошлом году согласно внутренним нормативным документам компании или общегосударственным законодательным актам.
  7. Выплаты в виде надбавок к основной зарплате сотрудника за стаж работы, классность, руководство коллективом сотрудников, совмещение функций нескольких сотрудников и так далее.
  8. Премиальные выплаты, которые получает сотрудник согласно положению об оплате труда, принятому на предприятии.

Обратите внимание, что сотрудники на предприятии могут получать компенсационные выплаты согласно отдельным нормативным документам государства. Однако они не являются заработной платой и не включаются в фонд оплаты труда. Следовательно, их нельзя использовать для расчета средней ЗП для целей учета.

Аналогичная ситуация возникает и с премиями. Если поощрительная выплата предусмотрена трудовым договором или коллективным соглашением, она включается в зарплату. А если денежная премия выписывается сотруднику к празднику, ее нельзя учитывать в расчете средней ЗП.

Читайте также:  Кто оформляет пенсию безработному

Использовать дополнительную выплату в расчете средней ЗП можно только в том случае, если ее получение предусмотрено трудовым соглашением с сотрудников. В противном случае подобные действия запрещены и приводят к появлению ошибки при расчете заработной платы.

Расчетный период, который принимается во внимание при расчете средней ЗП, также определяется согласно Постановлению 922.

При выполнении расчетов из расчетного периода исключаются определенные промежутки времени в таких случаях:

  • Сотрудник компании не выполнял свои функции, но получал среднюю заработную плату. Исключение составляет только время, которое работница тратила на кормление новорожденного.
  • Работница компании получала выплаты по листку нетрудоспособности или находилась на больничном в связи с беременностью и рождением ребенка.
  • Сотрудник получал заработную плату, но не работал по независящим от него причинам или по вине самой компании;
  • Работник не принимал участие в забастовке сотрудников компании, но из-за этого мероприятия не имел возможности выполнять свои служебные обязанности, поэтому имеет право на получение зарплаты.
  • Работник получал денежные средства, но находился дома по причине ухода за детьми с ограниченными возможностями.
  • Другие случаи освобождения сотрудника от выполнения им основных обязанностей, при которых он продолжал получать зарплату.

Все сведения в бухгалтерский учет при начислении ЗП вносятся на основании табеля учета рабочего времени, который ведется на предприятии. В этом случае минимизируются ошибки при расчете зарплаты и исключаются возможные проблемы со стороны контролирующих органов.

Обратите внимание, что если при выполнении расчетов по работнику существуют невыясненные обстоятельства (например, он не явился на работу, но причина отсутствия не выяснена), этот период не исключается из расчетного промежутка времени.

Во избежание появления ошибок и неточности при вычислении ЗП рекомендуется следовать нескольким правилам:

  • Разграничивать заработную плату сотрудника и выплаты, которые учитываются при расчете средней ЗП;
  • Учитывать при выполнении расчетов требования местных нормативных документов и внутренних документов компании;
  • Правильно заполнять табель рабочего времени и указывать коды в соответствующих графах.

Источник статьи: http://megaconsult.ru/blog/kak-ispravit-oshibki-v-nachislenii-zarplaty

Счетные ошибки при начислении заработной платы

Важность правильного определения разновидности ошибки

Статья 137 ТК предусматривает, что без обращения в суд можно удерживать из ЗП сотрудника суммы, переплаченные ему вследствие счетной ошибки и по нескольким другим причинам, перечень которых приведен в нормативном документе.

Счетные ошибки при начислении зарплаты возникают в случае:

  • Ошибок при совершении арифметических действий. Например, если ЗП начисляется в электронной таблице и работник неправильно просуммировал цифры или ввел не ту формулу, которая повлияла на конечный результат.
  • Опечаток при вводе данных в приложение для начисления ЗП. Например, расчетчик ошибся столбцом при вводе данных или ввел лишние нули в конце числа.

Такие ошибки можно исправить в порядке, предусмотренном частью 2 статьи 137.

Но законодательством запрещено удерживать из ЗП сотрудников лишние выплаты, которые произошли по следующим причинам:

  • Неправильное применение норм законодательства. Например, расчетчик неправильно посчитал дни отпуска работника или рассчитал зарплату по двойному тарифу в случае, когда нужно было применять другой коэффициент.
  • Неправильное применение внутренних документов компании. Например, работник получил премию, которая согласно трудовому соглашению или коллективному договору не предусмотрена для него.
  • Выплаты за другого сотрудника. Например, если работник получил деньги за однофамильца.

Деньги, выплаченные по перечисленным выше причинам, работник может вернуть только добровольно. В противном случае они компенсируются за счет прибыли и не подлежат взысканию даже по решению суда.

Порядок удержания вследствие счетной ошибки

Решение об удержании денег из следующей зарплаты работника можно принять только в течение месяца. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК.

  • Сотруднику устанавливается срок, в течение которого он должен вернуть переплату. Если он соглашается, необходимо подтвердить согласие письменным документом.
  • По истечении срока добровольного возврата издать приказ о принудительном удержании работодатель может в течение месяца. Если срок прошел, исправление счетной ошибки таким образом не допускается.
  • Для удержания необходимо оформить отдельный документ и выполнить бухгалтерские проводки, вносящие исправление в учет. Используется метод «Красное сторно».
Читайте также:  Выплаты за коронавирус студентам приказ

На основании докладной записки издается приказ по предприятию за подписью руководителя. Его наличие предусмотрено письмом Роструда под номером 3044−6-0. Кроме того, необходимо документально подтвердить согласие работника на удержание этой суммы. Его можно получить двумя способами:

  • В виде подписи на приказе;
  • В виде отдельного документа.

Пример приказа об удержании с согласием работника представлен на иллюстрации ниже.

Взыскать из заработной платы сотрудника можно всю сумму переплаты. Но при этом с одной зарплаты можно удерживать только не более 20% от размера выплаты. Поэтому если переплата будет слишком большой, удержание может занять несколько месяцев. Такой порядок предусмотрен ст. 138 Трудового кодекса.

Рассмотрим на примере.

В мае текущего года расчетчиком были допущены счетные ошибки при начислении заработной платы, из-за чего сотрудник компании получил лишних 11 тыс. рублей. Обычный размер ЗП составляет 27 тыс. рублей. Зарплата была выплачена 1 числа следующего месяца, а факт переплаты обнаружен через 10 дней. Приказом руководителя удержание производится по согласию с работником.

Расчеты следующие (с учетом того, что сотрудник выплачивает все налоги на доходы физлиц без каких-либо вычетов):

  1. Посчитаем сумму НДФЛ с обычной зарплаты 27 тыс. * 0,13 = 3,51 тыс. рублей.
  2. С одной зарплаты можно удерживать не более 20%, но расчет ведется от фактически выданной на руки суммы. То есть (27 тыс. — 3,51 тыс.) * 0,2 = 4,698 тыс. рублей.
  3. Фактически на руки сотрудник получил переплату в размере 11 тыс. — (11 тыс. * 0,13) = 9,570 тыс. Возвращать он должен зарплату за минусом налога.
  4. Ежемесячно работник будет возвращать 4,698 рублей два месяца и остаток 173 рубля третий месяц.

Если причиной переплаты стали счетные ошибки при начислении заработной платы в прошлых периодах, специалист по учету в компании должен произвести перерасчет налоговых платежей и других обязательных выплат в фонды.

К ним относится:

  • Налог на доходы физлиц;
  • Взносы в пенсионный фонд, ФСС и медицинское страхование;
  • Налог на прибыль компании (если она работает на ОСНО).

После сторнирования неверно выполненных проводок и возврата работником лишних сумм у сотрудника возникнет переплата по налогу на доходы физлиц. То есть у него из зарплаты будет удержан лишний налог. Поэтому следует подать уточненную декларацию в ИФНС. Это требование указано в ст. 81 Налогового кодекса.

Неправильные выплаты в фонды возникают в случае, если работнику неправильно начислили заработную плату в прошлом периоде. То есть проценты отчислений рассчитывались от большей облагаемой базы. В этом случае в налоговую подается уточненный отчетный документ по расчету обязательных взносов.

Налог на прибыль при излишне выплаченной зарплате будет заниженным, так как выплаты сотрудникам включаются в состав расходов. Следовательно, возникает недоимка по налогу и необходимо подавать уточненную декларацию.

Рассмотрим порядок начислений для случая, описанного в предыдущем разделе. То есть работнику в результате счетной ошибки были выплачены лишние 11 тыс. рублей. Из-за этого предприятие заплатило лишние платежи:

  • В ПФ в размере 2,42 тыс. рублей или 22% от 11 тыс. рублей;
  • В ФСС 319 рублей или 2,9% от лишней суммы;
  • На медстрахование 561 рубль или 5,1% от лишней зарплаты;

На страхование от несчастных случаев 22 рубля или 0,2% от 11 тыс. рублей.

Кроме того, из зарплаты сотрудника был ошибочно удержан и перечислен в бюджет налог на доходы физлиц в размере 1,43 тыс. рублей или 13% от 11 тыс. рублей.

Уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль произошло на сумму 14,322 рубля. Сюда включаются излишне выплаченные деньги в размере 11 тыс. плюс все начисления и взносы. С учетом процентной ставки налога на прибыль в размере 20% размер недоимки составит 2,864 рубля.

Читайте также:  Если человек умирает 1 числа пенсия выплачивается

Обратите внимание, что корректировки не выполняются в следующих случаях:

1. По причине невыполнения сотрудником установленного объема работы, что подтверждено решением комиссии, которая рассматривала спор.

2. По причине незаконных действий работника. Например, если ему произведен вычет по налогу на доходы физлиц из-за предоставленных поддельных документов. Факт такого нарушения должен быть подтвержден в судебном порядке.

Особенность ситуации состоит в том, что налоговые платежи делаются не за прошлые периоды, а за текущие выплаты, основанием для которых является решение суда или комиссии. Поэтому эти налоги отражаются уже в текущих декларациях и расчетных документах.

Как удерживать деньги из ЗП, если ошибка не относится к счетной

Согласно трудовому законодательству — ст. 137 ТК — только счетные ошибки при начислении зарплаты дают право на удержание излишне выплаченных сумм. Поэтому описанным выше способом невозможно удержать деньги в таких случаях:

1. Сбой, произошедший в приложении для начисления зарплаты. Судебные органы первой и второй инстанций по-разному применяли нормы законодательства в отношении сбоев программного обеспечения. Однако решение ВС РФ 59-В11−17 дает однозначное пояснение и запрещает трактовать сбой как счетную ошибку.

2. Двойная выплата заработной платы сотруднику за один отчетный период. Например, если работник получил зарплату на карту, после чего ему выдали деньги из кассы предприятия.

Обратите внимание, если счетные ошибки при начислении заработной платы отсутствуют, законодательство запрещает только принудительное удержание сумм. Если работник готов добровольно вернуть излишне выплаченные деньги, это не запрещено. Однако такое согласие нужно получить в письменном виде, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

В случае отсутствия добровольного согласия взыскать деньги можно только по решению суда. В этом случае при рассмотрении иска нужно предоставить доказательства, подтверждающие обстоятельства, при которых были начислены излишние суммы.

В качестве доказательств можно использовать:

  • Справки от администраторов компьютеров или руководителя IT-отдела компании о том, что в используемом программном обеспечении произошел сбой. И следствием его стали ошибки при начислении зарплаты.
  • Выписки из банка о том, что на счет работника была зачислена заработная плата, а также расходные кассовые ордера или ведомости, по которым выдавались деньги в кассе.
  • Иные документы, которые подтверждают получение денежных средств сотрудниками.

Как избежать счетных ошибок

Счетные ошибки при начислении зарплаты приводят к перерасходу оборотных средств и повышению нагрузки на бухгалтеров, которые вносят исправления в учет. Избежать подобных ситуаций можно путем передачи функций начисления ЗП аутсорсинговой компании.

В этом случае компания-заказчик получает следующие преимущества:

  • Минимизируется риск появления счетных ошибок при начислении зарплаты. Для ведения учета в аутсорсинговом агентстве привлекаются опытные специалисты в области трудового законодательства. Они имеют большой опыт начисления ЗП в различных сферах с помощью современного программного обеспечения.
  • Снижается риск возникновения ошибок, связанных с изменением действующего законодательства. В аутсорсинговой компании работают юристы в области налогового и трудового законодательства, которые своевременно информируют бухгалтером о последних изменениях в нормативно-правовых актах.
  • Уменьшение расходов компании на содержание учетной службы. При передаче процесса начисления зарплаты на аутсорсинг освободившееся время сотрудники могут тратить на ведение своего участка учета и повысить его качество.
  • Уменьшение расходов компании на содержание сотрудников, которые начисляют зарплату. Затраты уменьшаются за счет экономии на фонде оплаты труда, налоговых платежах, выплат по аренде помещения и обеспечению рабочего места.

В аутсорсинговой компании выстроена многоуровневая система контроля, которая исключает появление ошибок. При необходимости заказчик может получать не только регламентированные отчеты, но и персональную отчетность, необходимую для принятия тактических и стратегических управленческих решений.

Источник статьи: http://megaconsult.ru/blog/schetnye-oshibki-pri-nachislenii-zarabotnoy-platy