Меню

Форма расчета по командировочным выплатам

Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера

Бухгалтеру довольно часто приходиться рассчитывать командировочные. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.

1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции. Бесплатно 3 месяца.

2. Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Пример:

(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).

Читайте также:  Когда обращаться за выплатой по каско

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн. 3 месяца бесплатно.

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник статьи: http://kontur.ru/articles/2244

Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)

Кого нельзя отправлять в командировку

Как правило, согласие работника для направления его в командировку не нужно (согласно ст. 166 ТК РФ). Однако есть некоторые категории сотрудников, которых нельзя направлять в командировку без их согласия. Это:

  • мамы, у которых дети младше 3-х лет;
  • родители, у кого ребенок – инвалид;
  • родитель, который один воспитывает ребенка до 5 лет.

Что должен оплатить работодатель командированному сотруднику

В соответствии с нормами трудового законодательства работодатель должен возместить сотруднику (ст. 168 ТК РФ):

Порядок и нормы возмещения работникам командировочных расходов работодатель устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте.

Расчет командировочных

Для того, чтобы бухгалтеру верно рассчитать командировочные, прежде всего надо сделать расчет дней в командировке. Это необходимо для определения величины суточных.

Вот расчет командировочных (суточных) с примером:

Сотрудника направляют в командировку с 5 по 12 февраля (5-ое число – дата отъезда в командировку, 12-ое число – дата возвращения). И так получается 8 дней командировки. Значит, суточные работнику положены за 8 дней:

Если в компании установлен размер суточных для командировок по РФ – 700 руб., работник получит суточные 5600,00 руб. (8 дней × 700,00 руб.).

За время командировки за работником сохраняют его рабочее место и средний заработок.

Расчет среднего заработка

В командировке расчет среднедневного заработка ведут по формуле:

Порядок расчета командировочного среднего заработка утвержден постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007. В расчет среднего заработка включают все выплаты, за исключением отпускных, пособий по временной нетрудоспособности и некоторых других.

По общему правилу расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу командировки. В расчет среднего заработка для командировочных берут только рабочие дни. Из общего количества дней исключают дни, за которые сотрудник получал выплаты, не учитываемые в расчете среднего заработка (например, по больничному).

Вот пример расчета командировочного среднего заработка:

Сотрудник направлен в командировку с 5 по 8 февраля 2020 г. Значит, его расчетный период – с 1 февраля 2019 по 31 января 2020.

Из расчетного периода исключают 11 дней больнички по уходу за ребенком и 28 дней ежегодного отпуска.

И так расчетный период равен 247 рабочих дней (с 01.02.2019 по 31.01.2020) минус 11 дней и минус 28 дней = 208 рабочих дней.

В течение расчетного периода работник получил:

  • 700 000,00 руб. – заработная плата;
  • 50 000,00 руб. – отпускные;
  • 10 000,00 руб. – по временной нетрудоспособности.

3365,38 руб. (700 000,00 руб. / 208 рабочих дней).

Оплата за время командировки составит за 4 дня:

13 461,52 руб. (3365,38 руб. × 4 дня).

Расчет командировочных за границу отличается от российской командировки только размером суточных. Среднедневной заработок считают одинаково, независимо от страны командирования.

Читайте также:  Размер пенсии по потери кормильца если отец не работал

Командировка в выходной день

Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.

Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.

В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.

Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.

Итоги

В нашей статье был приведен пример расчета среднего заработка для командировки, а также пример расчета суточных и самих дней служебной поездки.

Источник статьи: http://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/raschet-komandirovochnyh-vyplat.html

Форма расчета по командировочным выплатам

Работодатель может направить сотрудника в командировку на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За рабочие дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.
Этапы расчета командировочных и суточных:
1. Порядок расчета командировочных и суточных;
2. Корректировка уже рассчитанных командировочных/суточных.

1 Порядок расчета командировочных и суточных:

  1. В списке выберите сотрудника, которому нужно рассчитать командировочные/суточные и зайдите в меню Суммы / Занесение сумм персонально;
  2. Выберите месяц, в котором будете начислять командировочные/суточные и зайдите Доходы / расчет По среднему заработку;
  3. На вкладке Период и заработок:

3.1. В пункте Период для расчета укажите период командировки сотрудника. При этом в расчет берутся только рабочие дни в командировке по табелю(Рис.1):


Рисунок 1

3.2. В пункте Средний заработок при выборе функции:

  • По последним 12 мес. — программа автоматически рассчитает из сумм дохода за 12 месяцев среднедневной заработок;
  • Вручную — окно Среднедневной заработок станет активным, для занесения суммы дохода сотрудника вручную.


3.3. В пункте Табель и календарь

  • Использовать вместе — программа автоматически посчитает отработанные дни сотрудника по табелю.;
  • Вручную — окно Отработанные дни станет активным, что позволит занести вручную отработанные дни.


3.4. В пункте Справка о заработной плате производится расчет среднего заработка сотрудника исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

3.5. Для занесение сумм заработка вручную снимите галочку в поле Заработок (Рис.2).


Рисунок 2
3.6 Для применения повышающего коэффициента поставьте галочку в строке «Коэф» (Рис.3). В колонке Всего заработок пересчитается.

  1. На вкладке Расчет представлен итоговый расчет командировочных (Рис.4):


Рисунок 4

Если вы хотите рассчитать сотруднику суточные, то на вкладке Суточные, поставьте галочку «Расчет суточных». Календарные дни берутся за весь период командировки, в т.ч. и выходные дни.
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в Положении о командировках.
Размер суточных меняется на вкладке «Нормы».

Примечание: На закладке «Нормы» прописан размер суточных (700р.), не подлежащий обложению НДФЛ в соотв. с п.3 ст.2017 НК РФ и действующий на момент выпуска версии программы. Вы можете поменять его, но это изменение будет действовать только для текущего расчёта.
Далее рассчитывается размер суточных и делится на облагаемую и необлагаемую НДФЛ части (Рис.5):


Рисунок 5

Вкладка Выплата позволит сделать запись о выплате командировочных и суточных:


    Если выплата командировочных не предполагается в ближайшее время, то снимите галочку «Создать запись о выплате» (Рис.6).

Если выплата предполагается, то:

  • Укажите даты выплат;
  • Выберите соответствующее наименование выплат, отличное от расчетной ведомости (Рис.6):
    Примечание. Запись о выплате можно сделать отдельно для командировочных и отдельно для суточных при помощи соответствующих галочек.


    Рисунок 6

  • Если нужного наименования в списке нет, создайте соответствующие наименования в справочнике удержания (Сервис/Справочники/Справочник удержаний);

  • Поле Одновременно удержано НДФЛ отражает сумму фактически удержанного НДФЛ. Для изменения налога отожмите галочку и занесите нужную сумму (Рис.7).


    Рисунок 7

  • На вкладке Сохранение результата укажите наименования колонок ведомости для командировочных и для суточных.
    • Если стоит галочка «Занести период командировки в табель», то в табеле преставится соответствующая отметка – К;


    Рисунок 8

  • После нажмите на кнопку Печать.
  • Если перечисление отпускных происходит на банковскую карточку снимите галочку в поле Печатать расходный кассовый ордер.
    Программа выдаст форму «Расчет среднего заработка для расчета командировочных». При необходимости распечатайте ее.

  • Далее нажмите на кнопку Записать, потом кнопку Да, программа выйдет из расчета командировочных и запишет суммы в тот месяц, из которого был вызван расчет (Рис.9). Если была рассчитана сумма суточных, то она запишется отдельной строкой. В случае, когда размер суточных, установленный в организации, превышает размер суточных, не подлежащих обложению НДФЛ, суточные записываются двумя строками (в одной строке суточные будут не облагаемые НДФЛ, в другой — облагаемые).

  • Рисунок 9

    2 Корректировка уже рассчитанных командировочных.

    2.1. Если запись о доходе командировочных рассчитана неверно.

    2.1.1. Измените запись о доходе. Для этого:

      • Зайдите в пункт меню Суммы/Занесение сумм персонально в месяц когда были начислены командировочные;
      • Для редактирование суммы командировочных встаньте на запись о доходе;
      • Выберите Доходы/Редактировать запись о доходе;
      • Измените сумму командировочных (Рис.9):


    Рисунок 9

    2.1.2. Чтобы удалить запись о доходе:

      • Выберите Доходы / Удалить запись о доходе.

    Примечание: При удалении записи о доходе в табеле период командировки не удаляется.

    2.1.3. Для нового расчета командировочных, вновь запустите «Расчет По среднему заработку».

    2.2. Если запись о выплате командировочных неверная.

    2.2.1. Измените запись о выплате. Для этого:

      • Зайдите в пункт меню Суммы/Занесение сумм персонально;
      • Откройте месяц, когда была произведена выплата;
      • Откройте вкладку Выплаты и удержания;
      • Выделите запись о выплате командировочных правой кнопкой мыши, выберите Удалить запись об удержании/ Редактировать запись об удержании
      • Затем произведите Расчет выплаты на дату, заполнив данные для этой записи.

    2.3. Если приобретен дополнительный модуль «Кадровые документы есть возможность отредактировать приказ о направлению в командировку:

      • В списке личных карточек выделите сотрудника;
      • Зайдите в меню Кадры/Кадровые документы сотрудника;
      • Выберите нужный приказ, затем нажмите Кадровые документы/Редактировать;
      • Нажмите ОК;
      • Для того чтобы активировать поле, которое нужно отредактировать нажмите два раза по полю.


    Подробнее о модуле кадровые документы здесь.

    Источник статьи: http://archa-zarplata.ru/instruc/rachet_komandirovochnux/rachet_komandirovochnux.htm