Меню

Форма расчета по командировочным выплатами

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

    суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

  • оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.
  • Оплата командировочных

    Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

      Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

    Читайте также:  Узнать будущую пенсию работающим пенсионерам

    Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

    Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
    Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;

    Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

    В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

  • Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.
  • К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

    Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

    Особенности выплаты командировочных

    В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

      Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

    Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

    Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

    В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

    Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

    Читайте также:  Сколько сейчас пенсия по инвалидности у детей

    Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

    Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

    Источник статьи: http://assistentus.ru/oplata-truda/komandirovka-sotrudniku/

    Форма расчета по командировочным выплатами

    Работодатель может направить сотрудника в командировку на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За рабочие дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.
    Этапы расчета командировочных и суточных:
    1. Порядок расчета командировочных и суточных;
    2. Корректировка уже рассчитанных командировочных/суточных.

    1 Порядок расчета командировочных и суточных:

    1. В списке выберите сотрудника, которому нужно рассчитать командировочные/суточные и зайдите в меню Суммы / Занесение сумм персонально;
    2. Выберите месяц, в котором будете начислять командировочные/суточные и зайдите Доходы / расчет По среднему заработку;
    3. На вкладке Период и заработок:

    3.1. В пункте Период для расчета укажите период командировки сотрудника. При этом в расчет берутся только рабочие дни в командировке по табелю(Рис.1):


    Рисунок 1

    3.2. В пункте Средний заработок при выборе функции:

    • По последним 12 мес. — программа автоматически рассчитает из сумм дохода за 12 месяцев среднедневной заработок;
    • Вручную — окно Среднедневной заработок станет активным, для занесения суммы дохода сотрудника вручную.


    3.3. В пункте Табель и календарь

    • Использовать вместе — программа автоматически посчитает отработанные дни сотрудника по табелю.;
    • Вручную — окно Отработанные дни станет активным, что позволит занести вручную отработанные дни.


    3.4. В пункте Справка о заработной плате производится расчет среднего заработка сотрудника исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

    3.5. Для занесение сумм заработка вручную снимите галочку в поле Заработок (Рис.2).


    Рисунок 2
    3.6 Для применения повышающего коэффициента поставьте галочку в строке «Коэф» (Рис.3). В колонке Всего заработок пересчитается.

    1. На вкладке Расчет представлен итоговый расчет командировочных (Рис.4):


    Рисунок 4

    Если вы хотите рассчитать сотруднику суточные, то на вкладке Суточные, поставьте галочку «Расчет суточных». Календарные дни берутся за весь период командировки, в т.ч. и выходные дни.
    Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в Положении о командировках.
    Размер суточных меняется на вкладке «Нормы».

    Примечание: На закладке «Нормы» прописан размер суточных (700р.), не подлежащий обложению НДФЛ в соотв. с п.3 ст.2017 НК РФ и действующий на момент выпуска версии программы. Вы можете поменять его, но это изменение будет действовать только для текущего расчёта.
    Далее рассчитывается размер суточных и делится на облагаемую и необлагаемую НДФЛ части (Рис.5):


    Рисунок 5

    Вкладка Выплата позволит сделать запись о выплате командировочных и суточных:


      Если выплата командировочных не предполагается в ближайшее время, то снимите галочку «Создать запись о выплате» (Рис.6).

    Если выплата предполагается, то:

  • Укажите даты выплат;
  • Выберите соответствующее наименование выплат, отличное от расчетной ведомости (Рис.6):
    Примечание. Запись о выплате можно сделать отдельно для командировочных и отдельно для суточных при помощи соответствующих галочек.


    Рисунок 6

  • Если нужного наименования в списке нет, создайте соответствующие наименования в справочнике удержания (Сервис/Справочники/Справочник удержаний);

  • Поле Одновременно удержано НДФЛ отражает сумму фактически удержанного НДФЛ. Для изменения налога отожмите галочку и занесите нужную сумму (Рис.7).


    Рисунок 7

  • На вкладке Сохранение результата укажите наименования колонок ведомости для командировочных и для суточных.
    • Если стоит галочка «Занести период командировки в табель», то в табеле преставится соответствующая отметка – К;


    Рисунок 8

  • После нажмите на кнопку Печать.
  • Если перечисление отпускных происходит на банковскую карточку снимите галочку в поле Печатать расходный кассовый ордер.
    Программа выдаст форму «Расчет среднего заработка для расчета командировочных». При необходимости распечатайте ее.

  • Далее нажмите на кнопку Записать, потом кнопку Да, программа выйдет из расчета командировочных и запишет суммы в тот месяц, из которого был вызван расчет (Рис.9). Если была рассчитана сумма суточных, то она запишется отдельной строкой. В случае, когда размер суточных, установленный в организации, превышает размер суточных, не подлежащих обложению НДФЛ, суточные записываются двумя строками (в одной строке суточные будут не облагаемые НДФЛ, в другой — облагаемые).

  • Рисунок 9

    2 Корректировка уже рассчитанных командировочных.

    2.1. Если запись о доходе командировочных рассчитана неверно.

    2.1.1. Измените запись о доходе. Для этого:

      • Зайдите в пункт меню Суммы/Занесение сумм персонально в месяц когда были начислены командировочные;
      • Для редактирование суммы командировочных встаньте на запись о доходе;
      • Выберите Доходы/Редактировать запись о доходе;
      • Измените сумму командировочных (Рис.9):


    Рисунок 9

    2.1.2. Чтобы удалить запись о доходе:

      • Выберите Доходы / Удалить запись о доходе.

    Примечание: При удалении записи о доходе в табеле период командировки не удаляется.

    2.1.3. Для нового расчета командировочных, вновь запустите «Расчет По среднему заработку».

    2.2. Если запись о выплате командировочных неверная.

    2.2.1. Измените запись о выплате. Для этого:

      • Зайдите в пункт меню Суммы/Занесение сумм персонально;
      • Откройте месяц, когда была произведена выплата;
      • Откройте вкладку Выплаты и удержания;
      • Выделите запись о выплате командировочных правой кнопкой мыши, выберите Удалить запись об удержании/ Редактировать запись об удержании
      • Затем произведите Расчет выплаты на дату, заполнив данные для этой записи.

    2.3. Если приобретен дополнительный модуль «Кадровые документы есть возможность отредактировать приказ о направлению в командировку:

      • В списке личных карточек выделите сотрудника;
      • Зайдите в меню Кадры/Кадровые документы сотрудника;
      • Выберите нужный приказ, затем нажмите Кадровые документы/Редактировать;
      • Нажмите ОК;
      • Для того чтобы активировать поле, которое нужно отредактировать нажмите два раза по полю.


    Подробнее о модуле кадровые документы здесь.

    Источник статьи: http://archa-zarplata.ru/instruc/rachet_komandirovochnux/rachet_komandirovochnux.htm