Меню

Учет расчетов по выплате наличных денег

Наличные расчеты

Организации в своей деятельности могут использовать наличные и безналичные расчеты.

Наличные расчеты — оплата наличностью за проданные (купленные) товары, выполненные работы или оказанные услуги или сразу после их передачи (продажи) или в момент подписания товарной накладной или акта о выполненных работах, оказанных услугах.

Отметим, что в предпринимательской деятельности сделки с наличностью может проводить любая компания.

Принцип осуществления наличных расчетов

Совершение расчетов наличностью заключается в передаче наличных средств от плательщика к получателю, в качестве расчета за купленную продукцию или приобретенный товар или за полученную работу или услугу.

Благодаря использованию наличных расчетов обеспечивается высокая безопасность платежей.

Виды наличных расчетов

На практике выделяют следующие виды наличных расчетов:

наличные расчеты с физическими лицами;

расчеты с предпринимателями и организациями.

Внутренние и внешние наличные расчеты

В процессе осуществления производственно-хозяйственной деятельности организация сталкивается с необходимостью производить денежные расчеты как внутри самой фирмы, так и вне ее.

Внутренние расчеты связаны с выплатой заработной платы и подотчетных сумм работникам фирмы, дивидендов акционерам и т.п.

Внешние расчеты фирмы обусловлены финансовыми взаимоотношениями по поводу поставок продукции, выполнения работ, оказания услуг, закупки сырья и материалов, уплаты налогов, получения и возврата кредита.

Таким образом, все расчеты, осуществляемые фирмой, можно разделить на две группы:

— платежи по товарным операциям — операциям, связанным с товарами, работами, услугами (например, это расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками);

— расчеты по не товарным операциям — операциям, не обусловленным движением товара, и не связанным с работами, услугами и связанным лишь с движением денежных средств (расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями, акционерами, кредитными организациями).

Наличные расчеты и кассовые операции

Для приема, хранения и расходования наличных денег фирма имеет кассу.

Операции, связанные с принятием, хранением, выдачей наличности кассами фирм, относятся к кассовым операциям.

Для ведения кассовых операций в штате фирмы предусматривается должность кассира.

После того как издан приказ о назначении кассира на работу, его под расписку знакомят с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» и заключают договор о полной материальной ответственности за вверяемые ценности.

В обязанности кассира входят: прием и выдача наличных средств из кассы фирмы, ведение кассовой книги и составление отчета по итогам операций за день, получение средств с расчетного счета фирмы и сдача в банк денежной наличности сверх установленного лимита.

Лимит при расчете наличностью

Средства, полученные организацией от предпринимательской деятельности, обычно поступают в кассу.

В дальнейшем их можно израсходовать на некоторые текущие нужды или внести на расчетный счет в банке.

При этом нужно учитывать, что законодательство устанавливает предельный размер расчетов наличными деньгами.

Он составляет 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание N 3073-У)).

Когда лимит не применяется

Индивидуальные предприниматели и юридические лица могут нелимитированно расходовать деньги из кассы на следующие цели (п. 6 Указаний N 3073-У):

выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера (например, социальные пособия);

свои личные нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью;

выдачу работникам денег под отчет.

Также лимит не действует, если организация выдает (получает) деньги при расчетах с обычными физическими лицами (п. 5 Указаний N 3073-У).

Но здесь следует иметь в виду, что некоторые наличные расчеты между организацией и физическими лицами могут осуществляться за счет наличных денег, только если они поступили в кассу с банковского счета.

Речь идет о расчетах:

по операциям с ценными бумагами;

по договорам аренды недвижимости;

по выдаче (возврату) займов и процентов по ним.

Ответственность за несоблюдение лимита

Ответственность за несоблюдение лимита расчетов наличными предусмотрена ст. 15.1 КоАП РФ.

Эта статья предусматривает штраф в размере от 4000 до 5000 руб.

Наложить его может налоговая инспекция (ст. 23.5 КоАП РФ).

Важно отметить, что привлечь нарушителя к ответственности можно только в течение двух месяцев со дня нарушения (т.е. со дня совершения сверхлимитной операции). Об этом говорится в ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ.

На практике часто возникает вопрос: кого считать нарушителем?

Существует точка зрения, согласно которой нарушителем лимита расчетов наличными является плательщик, а получателя платежа привлечь к ответственности нельзя.

Однако на самом деле это не так.

Налоговая инспекция может оштрафовать обе стороны договора.

На что можно потратить наличные из кассы

Цели, на которые можно потратить наличные из кассы, приведены в п. 2 Указания N 3073-У.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица (участники наличных расчетов) могут направить деньги из кассы:

на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;

на выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;

на выдачу наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;

на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

на выдачу подотчетных сумм;

  • на возврат средств за ранее оплаченные наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
  • Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

    Источник статьи: http://www.audit-it.ru/terms/accounting/nalichnye_raschety.html

    Учет расчетов наличными деньгами

    «Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях», 2011, N 10

    Применение в бюджетных учреждениях расчетов наличными деньгами

    Большая часть денежных расчетов бюджетных учреждений осуществляется безналичным порядком посредством списания денежных средств со счетов, открытых в органах Федерального казначейства, со счетов в кредитных организациях, с аккредитивов и чековых книжек.

    Тем не менее иногда возникает необходимость осуществления расчетов наличными деньгами, например при приобретении материальных запасов в розничной сети, при оплате командировочных расходов и т.д. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными деньгами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам.

    В учреждениях, имеющих структурные подразделения, весьма широко используется форма расчетов с работниками по заработной плате и прочим выплатам через подотчетных лиц (так называемых раздатчиков).

    Расчеты наличными деньгами через подотчетных лиц практикуются при оплате задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

    Расчеты наличными деньгами применяются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и иных выплатах. Абсолютная ликвидность денежных средств делает наличные деньги весьма привлекательным инструментом для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материальных запасов, а при определенных условиях — и внеоборотных активов.

    В то же время следует отметить, что широкое использование наличных денег для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а при определенных условиях — и для ухода от налогов (в частности, при реализации «серых схем» расчетов с работниками, привлекаемыми для выполнения работ или оказания услуг в приносящей доход деятельности). Неудивительно поэтому стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.

    В отдельных случаях (для оплаты труда штатных и внештатных сотрудников, закупки материалов и других предметов обихода для хозяйственных нужд, а также при осуществлении расчетов с физическими или юридическими лицами) предприятия, учреждения, организации организуют налично-денежное обращение.

    Регулирование наличного денежного обращения

    В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.07.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

    Кроме того, Советом директоров Банка России 05.01.1998 утверждено Положение о правилах наличного денежного обращения на территории Российской Федерации N 14-П (далее — Положение), которое устанавливает общие правила регулирования денежного обращения в стране, но содержание этого Положения больше относится к банковским учреждениям. Рассмотрение особенностей отражения в учете операций, совершаемых кредитными учреждениями, не является целью данной статьи. Поэтому ниже мы будем обращаться преимущественно к отдельным положениям правил, которые определяют порядок осуществления кассовых операций хозяйствующих субъектов всех форм собственности.

    Условия выдачи наличных денежных средств работникам под отчет

    Выдача наличных денежных средств работникам предприятия под отчет может производиться для закупки материальных ценностей, возмещения расходов по приобретению товаров для нужд предприятия, а также для выдачи сумм, причитающихся при убытии в командировку.

    Читайте также:  Как можно получить накопительную пенсию за умершего родителя

    Для того чтобы порядок выдачи работникам денежных средств под отчет на предприятии был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

    1. наличие приказа руководителя предприятия, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм.

    Такой приказ, кроме того, должен предусматривать:

    • круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
    • размеры подотчетных средств;
    • сроки их возврата или отчета об израсходовании;
    1. соблюдение правил выдачи средств под отчет только работникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
    • соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому работнику.

    Формирование перечня должностей работников предприятия, которые могут быть подотчетными лицами

    Перечень должностей работников предприятия, которые могут быть подотчетными лицами, законодательными и нормативными актами не определен.

    По нашему мнению, при формировании соответствующего перечня (для его последующего утверждения приказом или иным внутренним нормативным актом) следует исходить из следующего соображения: по общему правилу работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение, по нашему мнению, могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам, ввиду того, что в этой ситуации материальная ответственность возникает из служебных обязанностей работника.

    Таким образом, при формировании перечня должностей работников предприятия, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85).

    На основании этого Перечня договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм):

    • с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;
    • с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных, пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;
    • с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторы по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;
    • с заведующими и иными руководителями аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;
    • с лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек.

    Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц можно ориентироваться на Перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены работы:

    • по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу);
    • по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания)) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;
    • по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операции с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживание клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище;
    • по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);
    • по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях и т.д.

    Заключение договора о полной материальной ответственности

    Работники, занятые на вышеперечисленных видах работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материальных запасов, объектов основных средств и нематериальных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

    Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

    Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

    Если в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

    Следует иметь в виду, что трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.

    В общем случае [ст. 63 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)] заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. Однако из других статей ТК РФ следует, что существует фактически прямой законодательный запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста 18 лет.

    В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ними заключен быть не может, что обусловливает невозможность выдачи таким лицам подотчетных сумм.

    Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов работникам моложе 18 лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.

    Порядок выдачи из кассы наличных денежных средств

    При выдаче наличных денежных средств под отчет должны быть соблюдены общие требования, установленные Порядком ведения кассовых операций.

    Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам [платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.] с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

    Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Иными словами, в общем случае вышеуказанный реквизит документа (расходного кассового ордера) не является обязательным к заполнению.

    Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производятся в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается непосредственно кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. Объяснение этому требованию представляется очевидным — передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, вытекает, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. На практике, если подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), наиболее рациональной является проверка правильности и обоснованности выплаты сумм, указанных в документе, посредством личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и уточнения внесения соответствующей записи в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое недоразумение (по поводу размера или обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма — как недостача денежных средств со всеми вытекающими последствиями.

    Читайте также:  Когда выплачивают родовые выплаты

    При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении документа, удостоверяющего личность, в некоторых случаях может показаться излишним, например в случае, если личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового ордера обязателен к заполнению. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют вышеуказанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денег по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

    Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

    Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

    Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

    В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

    Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

    При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

    • наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
    • правильность оформления документов;
    • наличие перечисленных в документах приложений.

    В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

    По общему правилу, установленному Порядком ведения кассовых операций, организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. Данное требование в полном объеме применяется и в отношении бюджетных учреждений.

    Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

    Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

    Таким образом, выдача наличных денежных средств работникам организации (для осуществления операций, не связанных с расчетами по оплате труда и прочим выплатам) может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд предприятия, а также для выдачи сумм, причитающихся при убытии в командировку.

    Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета установлены следующие ограничения в отношении выдачи наличных денег под отчет:

    • запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;
    • запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;
    • нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.

    При выдаче подотчетных сумм для выплаты (раздатчиками) заработной платы следует учитывать общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс.

    В соответствии со ст. 136 ТК РФ:

    • при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
    • заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором;
    • заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, вытекает, что для того, чтобы заработная плата могла быть выдана другому лицу (например, родственнику или коллеге заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная в установленном порядке. В противном случае выдача наличных денег является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира;
    • заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором;
    • для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. Это исключение практикуется в некоторых государственных учреждениях и регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами;
    • при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня;
    • оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

    В соответствии со ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора (увольнении работника) выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, осуществляется в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

    Списание сумм, выданных под отчет

    Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Данная форма является унифицированной и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

    Заполненные и утвержденные авансовые отчеты, как правило, сдаются в кассу организации. Исключение может составлять случай, когда выданные суммы израсходованы полностью и точно в том размере, в котором выдавались. Кроме того, ведение аналитического учета по подотчетным суммам довольно часто входит в обязанности бухгалтера-кассира. Следовательно, если бухгалтер-кассир выполняет такие обязанности, авансовый отчет должен быть представлен в кассу независимо от других условий. Однако на практике чаще всего возникают ситуации, при которых ранее выданная сумма израсходована не полностью либо осуществлен перерасход (подотчетное лицо использовало личные средства). Нередко встречаются ситуации, когда подотчетные суммы работникам не выдавались, а соответствующие расходы были произведены ими полностью за счет личных средств. При этом вся израсходованная сумма определяется как перерасход и подлежит (при выполнении прочих условий) возмещению также на основании представленного авансового отчета.

    Читайте также:  Способы получения единовременных выплат

    Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

    На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

    В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

    Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

    Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

    Отражение в бухгалтерском отчете расчетов по выдаче наличных денежных средств

    В бухгалтерском учете расчеты по выдаче наличных денежных средств отражаются по счету 020800000.

    Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты, Инструкцией по применению Плана счетов бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, предусмотрено открытие 15 аналитических счетов. При этом группировка счетов по видам расходов аналогична той, которая использована при определении перечня счетов при выдаче авансов (безналичным порядком):

    • счета 020811000 — 020813000 — для учета подотчетных сумм, выдаваемых при расчетах с работниками учреждения, и расчетов по начислениям на суммы оплаты труда;
    • счета 020821000 — 020826000 — для учета подотчетных сумм, выдаваемых в связи с приобретением работ и услуг у сторонних организаций (связи, транспортных, коммунальных и т.д.);
    • счета 020831000 — 020834000 — для учета подотчетных сумм, выдаваемых продавцам (поставщикам) нефинансовых (основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов) и финансовых (ценные бумаги) активов;
    • счета 020862000 — 020863000 — для учета подотчетных сумм, выдаваемых в связи с расчетами по пенсиям и социальным пособиям;
    • счет 020891000 — для учета подотчетных сумм, выдаваемых при осуществлении прочих расходов.

    Таким образом, в соответствии с новым Планом счетов бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях коды, проставляемые в пятом и шестом разрядах номера счета бухгалтерского учета (девятизначного) расчетов с подотчетными лицами, соответствуют двум последним цифрам соответствующего кода КОСГУ. Исключение составляет только номер счета для учета прочих расходов.

    Дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.

    Выдача наличных денег оформляется по кредиту счета учета денежных средств и дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами по соответствующим группам расходов.

    То обстоятельство, что для учета выданных подотчетных сумм предусмотрено открытие аналитических счетов по группам расходов и расходов, означает, что выдача денежных средств может быть произведена только при наличии выделенных бюджетных средств по соответствующим кодам бюджетной классификации или (в части средств, полученных от приносящей доход деятельности) соответствующий вид расходов предусмотрен планом финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, например:

    Дебет 420811560 Кредит 420134610

    • на сумму, выданную под отчет раздатчикам для последующей выплаты заработной платы в подразделениях учреждения (за счет средств субсидий на выполнение государственного или муниципального задания);

    Дебет 420821560 Кредит 420134610

    • на сумму денежных средств, выданных под отчет для оплаты услуг связи, и т.д.

    Особенности отражения в учете отчета о расходовании подотчетных сумм обусловлены спецификой производимых расходов:

    • расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных нефинансовых активов, а также материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется обособленно), списываются в дебет калькуляционного счета 010600000;
    • расходы, связанные с приобретением материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется без использования счета 010600000), — в дебет соответствующего счета, открытого к счету 010500000;
    • расходы, связанные с осуществлением приносящей доход деятельности, — в дебет счета соответствующих счетов, открываемых к счету 010900000;
    • расходы, ранее оформленные как задолженность перед работниками учреждения или другими получателями, оформляются как уменьшение задолженности;
    • все прочие расходы списываются на счета учета расходов (0401200000 — по соответствующим аналитическим счетам).

    Сумма неизрасходованного остатка приходуется по кассе бухгалтерской записью, обратной той, которой оформлялась выдача денег под отчет.

    Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе.

    В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов о расходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством. Таким образом, в учете может быть оформлена бухгалтерская запись по кредиту счета учета расчетов с подотчетными лицами и дебету счета учета расчетов с работниками.

    Пример. Работнику выдана подотчетная сумма для приобретения хозяйственных материалов — 8000 руб. Авансовый отчет представлен на сумму 7200 руб. Остаток подотчетной суммы в кассу не сдан. В бухгалтерском учете были сделаны следующие бухгалтерские записи:

    Дебет 020834560 Кредит 020134610

    • 8000 руб. — на сумму денежных средств, выданных под отчет для приобретения материалов;

    Дебет 010536340 Кредит 020834660

    • 7200 руб. — на сумму приобретенных материалов;

    Дебет 030211830 Кредит 020834660

    • 800 руб. — на сумму, соответствующую невозвращенному остатку, удержанному с начисленной заработной платы работника.

    Действующее законодательство не запрещает расчеты с работником в безналичной форме. Это относится как к расчетам по оплате труда и прочим выплатам, так и к расчетам по подотчетным суммам.

    Иными словами, подотчетные суммы могут быть перечислены со счета в органе Федерального казначейства, финансовом органе или со счета в кредитной организации на счет работника, на банковскую карточку или почтовым переводом. Подобные ситуации возникают нечасто и могут быть связаны, например, с продлением командировки или с необходимостью перечислить некоторую сумму денежных средств работнику, находящемуся вне места (населенного пункта) расположения учреждения.

    В подобных случаях при выдаче подотчетных сумм дебетуются счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредитуются счета учета денежных средств (безналичных).

    Соответственно, работник имеет право погасить задолженность по ранее полученным подотчетным суммам в части остатка также безналичным порядком, в том числе посредством списания средств со своей банковской карты. Для этого он как минимум должен знать банковские реквизиты учреждения (или реквизиты лицевого счета в органе Федерального казначейства). Учреждение в этом случае списывает задолженность по подотчетной сумме на основании выписки (из банка или лицевого счета). Причем задолженность по подотчетной сумме не может быть уменьшена на сумму расходов по пересылке. В общем случае выданные подотчетные суммы должны быть обеспечены финансированием по соответствующему коду КОСГУ. При выдаче таких сумм осуществление расходов по их возврату не предполагается.

    Правомерность оформления бухгалтерских записей по кредиту счетов учета подотчетных сумм (020800000) и дебету счетов учета денежных средств (020111510) прямо вытекает из нормы п. 106 Инструкции по применению Плана счетов бюджетных учреждений.

    Если с подотчетным лицом производятся расчеты по оплате труда с использованием банковской карты, то возврат подотчетной суммы может быть оформлен как удержание. В этом случае при начислении заработной платы сумма обязательств учреждения перед работником уменьшается на размер остатка подотчетной суммы, и на банковскую карту перечисляется уже уменьшенная сумма обязательства. Никаких дополнительных бухгалтерских записей в этом случае оформлять не надо.

    Источник статьи: http://wiseeconomist.ru/poleznoe/5759-uchet-raschetov-nalichnymi-dengami