Меню

Учет выплат по использован

Учет выплат по использован

Дата публикации 05.06.2020

Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы на период карантина. Можно ли компенсировать сотруднику расходы, связанные с использованием в рабочих целях его личного имущества (ноутбук, принтер и т.п.), а также затраты на интернет, мобильную связь, бумагу для печати и иные необходимые для работы материалы? Учитываются ли такие затраты в расходах для целей исчисления налога на прибыль? Облагается ли сумма компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Какие документы для этого нужны?

Дистанционная работа – это работа, выполняемая (ст. 312.1 ТК РФ):

  • вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя;
  • с использованием для работы и взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета.

Если организация переводит сотрудников на удаленный режим работы, то с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе (ст. 72 НК РФ).

В трудовом договоре (дополнительном соглашении) с дистанционным работником должны быть определены (абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ):

  • порядок и сроки обеспечения работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, иными средствами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей, если они будут предоставляться организацией, а также порядок и сроки возврата технических средств сотрудником;
  • размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование личного имущества (собственного или арендованного), необходимого для выполнения трудовых обязанностей, а также перечень такого имущества;
  • порядок и сроки возмещения сотруднику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
  • порядок и сроки сдачи работником отчетов о выполненной работе.

Напомним, что компенсация за использование сотрудником личного имущества (инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику) в рабочих целях с согласия работодателя, а также возмещение расходов, связанных с таким использованием, положены всем сотрудникам, а не только дистанционным (ст. 164, 188 ТК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются любые затраты при условии, что они являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 09.09.2019 № 03-03-07/69368).

Минфин России в письме от 09.09.2019 № 03-03-07/69368 подтвердил положения п. 1 ст. 252 НК РФ в отношении учета компенсации за использование личного имущества сотрудника в интересах работодателя в целях налогообложения прибыли. Ведомство подтвердило следующее: поскольку возмещаемые в таком случае расходы понесены в связи с исполнением трудовых обязанностей, они связаны с производственной деятельностью организации, то есть направлены на получение дохода. Как и любые другие расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, их необходимо документально подтвердить.

Для выплаты компенсации в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником должно быть поименовано личное имущество, используемое им в рабочих целях, а также приведен расчет (порядок расчета) суммы компенсации.

Законодательство не устанавливает порядок расчета компенсации, то есть сумму компенсации можно платить как в фиксированном размере, так и рассчитывать каждый месяц исходя из определенных показателей.

Но с точки зрения экономической обоснованности размер ежемесячной компенсации за использование личного имущества следует установить исходя из расчетной суммы амортизации по нему, т.е. с учетом его стоимости и срока полезного использования (в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1).

Рассчитаем сумму компенсации, которая положена дистанционному работнику за использование в рабочих целях личного ноутбука.

Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств – свыше двух лет до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные прочие»).

Ноутбук используется не только в рабочих, но и в личных целях, поэтому в расчет компенсации за его использование следует включить только рабочее время.

Например, в апреле – это 24 % от общего времени (175 раб. час. / (30 кал. дн. * 24 час.) = 24%),

Читайте также:  Форма решения выплаты дивидендов

в мае – это 18 % от общего времени (135 раб. час. / (31 кал. дн. * 24 час.) = 18%).

Таким образом, компенсация за использование в рабочих целях личного ноутбука стоимостью 56 000 руб. в апреле составит 373,33 руб. (56 000 / 36 * 24% = 373,33 руб.), в мае – 280,00 руб. (56 000 / 36 * 24% = 280,00 руб.).

Наряду с износом технических средств, используемых в работе, сотрудник несет затраты на мобильную связь, интернет, электричество, картриджи и бумагу для печати (если этого требует рабочий процесс), канцелярские товары, иные материалы.

По затратам на мобильную связь целесообразно приложить распечатки телефонных звонков, предоставленных оператором мобильной связи, и выделить из них рабочие звонки или рассчитать их процент в общей сумме разговоров.

В затратах на интернет так же, как и при использовании техники, следует выделить сумму, приходящуюся на рабочее время.

При тарифном плане стоимостью 500 руб. в месяц сотруднику будет компенсировано в апреле 120 руб. (500 * 24% = 120 руб.), в мае – 90 руб. (500 * 18% = 90 руб.).

Расходы на картриджи, бумагу, канцтовары можно компенсировать в фиксированной сумме (также должен быть обоснованный расчет) либо по представленным сотрудником чекам.

Поскольку компенсация дистанционному работнику за использование личного имущества в служебных целях – это требование законодательства РФ и условие о ее выплате должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником, она учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, как другие виды выплат, предусмотренных трудовым договором и производимых в пользу работника.

В то же время стоит отметить, что Минфин России допускает учет такой компенсации в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Суммы компенсаций за использование работниками личного имущества в рабочих целях и иных затрат при дистанционной работе:

  • не облагаются НДФЛ на основании абз. 10 п. 1 ст. 217 НК РФ (см. также письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014);
  • не облагаются страховыми взносами на основании абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Минфин России неоднократно напоминал, что для освобождения суммы компенсации за использование личного имущества работников от обложения НДФЛ и страховыми взносами условие о компенсации должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении). Также необходимы документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, документы, подтверждающие фактически понесенные затраты, расчеты компенсаций (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138).

Обратите внимание, что условие о принадлежности сотруднику на праве собственности используемого в работе имущества обязательно, только если компенсация выплачивается на основании ст. 188 ТК РФ. Для дистанционных работников ст. 312.3 ТК РФ прямо предусмотрено, что им компенсация выплачивается за использование не только собственного, но и арендованного имущества. Поэтому она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами и в том случае, когда используемое в работе имущество не является личным.

В целях бухгалтерского учета компенсация сотруднику затрат, связанных с удаленной работой (в том числе с использованием личного имущества), признается:

  • в расходах по обычным видам деятельности, если работа сотрудника связана с производственной деятельностью, управленческими нуждами организации (п. 5, п. 7, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99);
  • в прочих расходах в иных случаях (п. 11, п. 12, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99).

На счетах бухгалтерского учета такие операции отражаются записями:

  • Дт 20 (23, 25, 26 и др.) Кт 70 – начислена компенсация сотруднику;
  • Дт 70 Кт 50 (51) – выплачена компенсация сотруднику.

Смотрите также

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;
Читайте также:  Единоразовая выплата при родах сумма

Источник статьи: http://its.1c.ru/db/content/answersacc/src/%D1%81%D1%85%D0%BE/%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%87%D0%B5%D1%82%D1%8B%20%D1%81%20%D1%84%D0%B8%D0%B7%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%BC%D0%B8%20%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B0%D0%BC%D0%B8/200605_%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%81%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F.htm

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:

  • используемый объект/устройство является частной собственностью работника или находится в распоряжении такового на законных основаниях;
  • имущество востребовано не в личных целях владельца, а в интересах компании;
  • работодатель не возражает против применения в работе собственности сотрудника;
  • сумма возмещения определяется по договоренности сторон.

Вопрос: Как отразить в учете выплату компенсации за использование в служебных целях личного имущества работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование его личного ноутбука в служебных целях. По соглашению сторон размер компенсации составляет 1 000 руб. Выплата компенсации производится на основании распоряжения руководителя в следующем месяце на банковский счет работника. Ноутбук используется для управленческих нужд организации.
Для целей налогообложения прибыли используется метод начисления.
Посмотреть ответ

В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.

Вопрос: Отражается ли в форме 6-НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работника в служебных целях?
Посмотреть ответ

Соглашение о компенсации за использование собственного имущества

Размер возмещаемых сотруднику расходов за эксплуатацию в работе личного имущества устанавливается посредством:

  • указания вида задействованного объекта и платы за его использование в трудовом контракте;
  • оформления соглашения об аренде.

До заключения соглашения предприятие должно определить необходимость привлечения собственности работника в процессе выполнения им трудовых обязанностей, а также принадлежность последнего сотруднику.

Отражение возмещения в трудовом контракте

После того как стороны договорились об использовании имущества работника, происходит подписание контракта или дополнительного соглашения к нему с указанием условий работы с объектом.

Вопрос: Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
Посмотреть ответ

В тексте документа отражается:

  • наименование объекта, модель, идентификационный номер;
  • для каких целей предполагается его эксплуатировать;
  • документы, подтверждающие право собственности на описываемый предмет;
  • оценочная стоимость объекта на дату оформления договора;
  • планируемый срок (период) эксплуатации;
  • при каких условиях соглашение прекращает свое действие;
  • величину компенсационной выплаты владельцу используемого объекта;
  • условия и порядок оплаты возмещения.

Период действия договоренности об использовании собственности работника не может превышать срок действия трудового договора.

К соглашению следует приложить копии документов на право собственности/пользования объектом, расчет суммы оплаты и иные документы, отражающие особенности сделки.

Величина возмещения может устанавливаться сторонами договора в любом размере, так как в ТК РФ ограничений по нему не предусмотрено. Сумма выплаты может покрывать износ имущества (ст. 106 ТК РФ), амортизационные отчисления и учитываться в себестоимости продукта полностью независимо от размера. Работодатель вправе также возмещать владельцу затраты по ремонту объекта, его содержанию и эксплуатации.

К сведению! При согласовании оплаты следует учитывать ПП РФ №92 (08.02.2002), определяющее нормы затрат предприятия на плату за использование личного ТС (автомобиля, мотоцикла). В учете возмещение в пределах действующих норм относят к прочим расходам по производству и реализации. Выплаты, превышающие нормативное значение, не будут приняты к зачету ФНС.

Компенсация охватывает лишь время эксплуатации объекта в интересах предприятия-работодателя и не выплачивается за периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском или при болезни.

Читайте также:  Сроки выплаты пенсии по инвалидности ребенка

Оформление выплаты по договору аренды

Оформление договора аренды имущества, принадлежащего сотруднику компании, производится с учетом положений ГК РФ. К примеру, транспортное средство может быть арендовано с экипажем или без такового. Соответственно управлять арендованным ТС, осуществлять техническое обслуживание автомобиля будет работник (владелец) или иные сотрудники, назначаемые работодателем (арендатором).

В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды. За пользование собственностью сотрудника компания оплачивает не компенсацию, а арендную плату.

Отражение в учете оплаты за использование личного имущества

При заключении соглашения об аренде следует учесть, что:

  1. Арендная плата – это доход, получаемый работником, поэтому предприятие обязано произвести удержание НДФЛ с начисляемой платы за аренду. При нарушении указанного условия работодатель будет подвергнут штрафу в размере 20% от неудержанной суммы налога.
  2. При наличии документального подтверждения расходов, произведенных согласно условиям договора аренды, размер облагаемого дохода может быть уменьшен на величину расходов при подсчете налога на прибыль.
  3. По арендным выплатам не предусмотрены страховые взносы, так как не отнесены к облагаемым выплаты по сделкам, касающимся передачи имущества в пользование (ст. 420 НК РФ).

При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2013). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.

В большинстве ситуаций при подсчете налога по прибыли можно списать возмещение на расходы полностью (письмо МФ РФ от 11.04.2013). Исключение составляют ситуации по использованию в работе принадлежащего частному лицу автотранспорта, когда в налоговые траты включается сумма компенсации, соответствующая установленным нормам (ст. 264 НК РФ).

Компании, работающие по УСН, в которой налогообложение производится с разницы затрат и поступлений, также могут снизить налогооблагаемый объем на размер компенсаций, выплачиваемым сотрудникам за пользование личным ТС, в пределах установленных норм (ст. 346 НК РФ).

К сведению! Нормы затрат по оплатам включают все траты, связанные с задействованием личного транспорта в служебной сфере. Любые сверхнормативные оплаты и возмещения расходов при пользовании личным ТС не понижают облагаемую сумму при подсчете налога по УСН, по (письмо МФ РФ № 03-11-11/82, 26.02.2013).

В бухучете компенсация отражается на 73 сч. «Расчеты по прочим операциям с персоналом» операцией:

Дебет сч. 26, 44 / Кредит сч. 73 (субсч. «Расчеты по компенсации»).

Выдана оплата за эксплуатацию собственного имущества сотрудника в служебных целях:

Дебет сч. 73 / Кредит сч. 50, 51.

Компенсация за пользование собственностью работника снижает базу для подсчета налогов только при наличии документального подтверждения факта использования объекта.

Возможные спорные ситуации по оплате компенсации

В процессе осуществления трудовой деятельности между работником и руководством предприятия могут возникать разногласия по вопросам компенсации за использование личного имущества в процессе труда.

Если произошла поломка компьютера у сотрудника, работающего не в офисе компании, то невозможно установить, произошла ли поломка при исполнении работы или при эксплуатации устройства с личными целями.

Все условия по использованию объектов личной собственности (размер, порядок, периодичность оплаты возмещения и иных трат, особые условия), в том числе технических или программных устройств, средств защиты информации, должны отражаться в трудовом договоре о дистанционной работе сотрудника (ст. 57, 312 ТК РФ).

Если условие, касающееся поломки компьютера, не было включено в трудовой договор, то данное обстоятельство не освобождает организацию от необходимости произвести оплату стоимости ремонта оборудования в случае его поломки.

Разногласия возникают по оплате использования личного ТС для проезда к месту командировки. Но работник, направленный в служебную командировку, получает возмещение расходов на проезд (ст. 168 ТК РФ). В законе не содержится уточнение по виду используемого для проезда транспорта. Поэтому компенсацию проезда на личном автомобиле следует отнести к возмещению затрат на командировку.

Источник статьи: http://assistentus.ru/oplata-truda/kompensacia-za-ispolzovanie-lichnogo-imushchestva/