Меню

Учет выплат заработной платы документальное оформление

Документальное оформление выплаты заработной платы

Заработная плата в соответствии со ст.136 НК РФ выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором.

Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Обычно выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях).

Выплата заработной платы работникам может производиться наличными денежными средствами из кассы организации, либо безналичным путем.

При выплате денежных средств из кассы организации должны руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40.

Денежные средства для выплаты заработной платы наличными из кассы организация получает с расчетного счета в банке по чеку из чековой книжки.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или по платежным ведомостям (форма № Т-53) и расчетно-платежным ведомостям (форма № Т-49). При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 платежные ведомости по формам № Т-53 не составляются. Расчетно-платежная и платежная ведомости являются оправдательными документами, утверждающими факт выплаты заработной платы работникам организации. Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-5За), который ведется работником бухгалтерии.

Заработная плата выдается из кассы организации в течение трех дней. Неполученная в установленный срок заработная плата депонируется (принимается на ответственное хранение).

Депонированные суммы после закрытия платежной ведомости сдаются в банк по объявлению на взнос наличными для зачисления на расчетный счет организации. При этом на сданные суммы составляется отдельный расходный кассовый ордер.

Не востребованная работниками депонированная заработная плата хранится до истечения срока исковой давности, т.е. в течение трех лет, и выдается по первому требованию работника.

Выдача депонированных сумм отдельным работникам наличными осуществляется по расходному кассовому ордеру, а если получателей несколько, то может составляться отдельная платежная ведомость.

В соответствии с письмом Минфина России от 24.07.92 г. № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях» аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре или в книге учета депонированной заработной платы (форма № 8). Книга (форма № 8) открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче.

Выплата заработной платы безналичным путем осуществляется на основе заявления работника, в котором должны быть указаны реквизиты его текущего счета, открытого коммерческим банком.

Между банком и организацией юридическим лицом должен быть заключен договор на выдачу и использование зарплатных карт.

После заключения договора банк открывает каждому работнику специальный карточный счет, на который и будет зачисляться его заработная плата, а также изготавливает, выдает держателям — работникам юридического лица банковские пластиковые зарплатные карты.

Для выплаты заработной платы по карточным счетам, открытым в уполномоченном банке организации, в банк в согласованные сроки должна быть передана специальная ведомость, в которой должны быть указаны табельные номера, фамилии, имена, отчества сотрудников и суммы заработной платы, подлежащие выдаче.

Ведомость предоставляется на бумажном носителе с подписями ответственных лиц и печатью, а также в электронном виде

На общую сумму необходимую для выплаты заработной платы всем сотрудникам организация составляет одно платежное поручение

Источник статьи: http://helpiks.org/8-69796.html

Документальное оформление расчетов по оплате труда

Бухгалтеру важно не просто правильно начислить и выдать сотрудникам заработную плату, но и документально подтвердить эти операции. Кроме того, их нужно верно отразить в бухгалтерском учете.
Документальное оформление расчетов по оплате труда может вестись в той же программе 1С, где ведётся учет всех операций предприятия, в отдельном модуле 1С ЗУП или другими программными средствами.

Читайте также:  Когда будут выплаты медикам по приказу путина

Какие документы нужны для расчета и выплаты заработной платы

Для документального оформления расчетов по оплате труда используются:расчетные (Т-51), платежные (Т-53) и расчетно – платёжные ведомости (Т-49).
Существуют унифицированные формы этих документов. Однако ст. 9 закона 402 – ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учете» разрешает предприятиям разработать их самостоятельно. Главное – утвердить все нововведения в приказе об учетной политике!

Документальное оформление начисления заработной платы

Заработная плата начисляется в бухгалтерии предприятия с использованием расчетных ведомостей Т-51.
В табличной части ведомости напротив фамилии, имени и отчества каждого сотрудника указываются: его табельный номер, профессия, специальность и тарифная ставка (заработная плата) согласно трудовому договору или приказу о приеме на работу, отработанное количество дней (часов) по табелю учета рабочего времени.
Здесь же указываются все начисления и удержания по каждому из оснований, а также сумма, причитающаяся к выплате.
Расчетная ведомость подписывается составившим её бухгалтером.
На малых предприятиях, где начислением и выдачей заработной платы занимается один человек, вместо расчетной и платежной ведомостей можно использовать единую.

На каких счетах отражаются операции по начислению и выплате заработной платы?

Для отражения операций по начислению и выдаче заработной плате используется 70 счет («Расчеты с персоналом по оплате труда»).
Начисление заработной платы отражается по Кредиту 70 счета, а все удержания и выплата заработной платы – соответственно по Дебету 70 счета.

Как часто начисляются заработная плата и другие выплаты

Заработная плата начисляется ежемесячно за период с 01 по 30 (28 или 31) число, даже если сотрудник отработал всего 1 день (ст. 133 ТК РФ).
Премии рассчитываются по мере их выплаты либо в порядке, установленном внутренними документами организации.
Пособия – по мере возникновения у сотрудника права на их получение.

Как выдать сотрудникам начисленную заработную плату

Выдача заработной платы – это забота кассира или другого сотрудника, выполняющего обязанности кассира.
Начисленная заработная плата выдается на руки сотрудникам по платежной ведомости в кассе организации или ИП либо перечисляется на их лицевой счет или банковскую карту.

Дни выдачи заработной платы устанавливаются внутренними распорядительными документами и указываются в трудовых договорах сотрудников.
Документальное оформление расчетов по оплате труда завершается возвратом подписанной платежной ведомости обратно в бухгалтерию.

Сколько лет хранить ведомости

Зарплатные ведомости Т-49, Т-51 и Т-53 должны храниться на предприятии 50 лет, если они были созданы после 2003 года, как и все остальные документы по работе с личным составом (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ от 22.10.04 «Об архивном деле в России» (в ред. от 13.03.2016)).
Более старые дела должны по-прежнему храниться 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник статьи: http://twojbuhgalter.ru/dokumentalnoe-oformlenie-raschetov-po-oplate-truda/

Документальное оформление расчетов по оплате труда

Краткий теоретический материал по расчетам с персоналом по оплате труда

Расчеты с персоналом по оплате труда составляют значительную часть комплекса расчетных операций, а сумма начисленной заработной платы и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).

К основным задачам по учету труда и его оплаты относят:

· точный учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполненных работ;

· правильное исчисление суммы заработной платы и удержаний из нее;

· учет расчетов с работниками организации, бюджетом, органами Социального страхования, Пенсионным фондом РФ и фондом Обязательного Медицинского страхования.

Объектами учета являются следующие обязательства:

· обязательства по начислению и выплате заработной платы;

· удержание налога на доходы с физических лиц и перечисление начисленных сумм в бюджет;

· обязательства по хранению и выплате депонентских сумм, возникающих из-за неполучения заработной платы некоторыми работниками в установленные сроки;

· начисление и перечисление средств на социальное и медицинское страхование, пенсионное обеспечение в соответствующие фонды;

Читайте также:  Нарушения при выплате заработной платы раньше срока

· начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности и др. обязательствам персоналу организации;

· удержание и перечисление по назначению различных сумм по требованиям к отдельным лицам или по их просьбе.

Расчеты по начислению заработной платы, удержаниям из нее и отражение в учете расчетных операций проводятся в последовательности:

· документальное оформление отработанного времени, объема выполненных работ и др. данных, свидетельствующих о выполнении определенных условий, по которым начисляется заработная плата;

· начисление и отражение заработной платы и удержаний из заработка на счетах бухгалтерского учета;

· определение денежной суммы, подлежащей выплате каждому работнику;

· начисление страховых взносов во внебюджетные фонды;

· выплата заработной платы работникам организации;

· перечисление налога на доходы физических лиц в бюджет, страховых взносов во внебюджетные фонды;

· учет заработной платы, не выплаченной отдельным работникам.

Документальное оформление расчетов по оплате труда

Работодатель обязан вести отчетность, подтверждающую обязательства по начислению заработной платы и удержаний из нее.

Для отражения расчетов по заработной плате на счетах бухгалтерского учета составляют ведомости начисления и распределения заработной платы, которые разрабатывают на основе группировки показателей следующих первичных учетных документов:

· документы по учету численности работников организации и их движению;

· первичные документы по учету использования рабочего времени;

· учет выработки продукции, выполненных работ и оказанных услуг;

· формы аналитического учета к счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» для расчета заработной платы всем категориям работников и выплат по заработной плате.

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, сдельным нарядам и прочим документам.

Документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны оформляться согласно унифицированным формам первичных документов, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Учет личного состава работников ведет отдел кадров. На каждого работника, принятого на работу, заполняется личная карточка работника (форма № Т-2) и присваивается табельный номер.

На основании приказа о приеме на работу (форма № Т-1) в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54). В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном времени, начисленной заработной плате по всем видам начислений и удержаний, приеме на работу, переводах, отпусках, предоставленных льготах и др.

Для учета фактически отработанного времени используются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13). Эти формы являются основными первичными учетными документами при расчете заработной платы по повременной системе.

Унифицированных форм документов для определения сдельной оплаты труда нет. В строительстве при разработке форм нарядов на сдельные работы для бригад работников можно руководствоваться ранее действующей формой № 414-АПК – «Наряд на сдельную работу».

Данные о начисленных суммах и удержаниях из лицевых счетов переносятся в расчетно-платежную ведомость формы № Т-49, которая выполняет функции и расчетного и платежного документа.

На основании этой ведомости производится запись на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (по кредиту – начисленные суммы, по дебету – удержания и суммы к выдаче) и корреспондирующих с ним счетах.

По этой же ведомости, после подписи главного бухгалтера и руководителя, заполняется реквизит и расходный кассовый ордер (форма КО-2) на всю сумму «К выдаче» и выдается заработная плата. Если работник получает зарплату и другие выплаты по расходному ордеру, то кассир должен обязательно заполнить в нем паспортные данные получателя денег.

Формы первичных учетных документов и график документооборота на участке «Расчеты с работниками по оплате труда» приведены в таблицах 1 и 2.

Учетными регистрами по учету расчетов с персоналом по оплате труда являются ведомость №8, журнал-ордер №10 (при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета) и расшифровка по бухгалтерскому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплату труда».

Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Читайте также:  Сколько лет работать до пенсии женщине 1970 года

На основании Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/08 организации могут закрепить в учетной политике создание резерва предстоящих расходов на оплату очередных отпусков работников, вознаграждений по итогам работы организации за год и др. аналогичных выплат. Создание резерва позволяет равномерно включать расходы в затраты на производство и в расходы на продажу. В учетной политике для целей налогового учета налогоплательщик обязан отразить принятый им способ резервирования, определить сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв (ст. 324.1 Налогового кодекса РФ).

Таблица 1. Формы первичных учетных документов.

Номер формы Наименование Формат
1. По учету труда и его оплаты
1.1. По учету личного состава
Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу А5
Т-2 Личная карточка 2А4
Т-4 Учетная карточка научного работника А5
Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу А5
Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска 1/12 дл.
Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) 1/12 дл.
1.2. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Т-12 Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы 2х2/3А3
Т-13 Табель учета использования рабочего времени А3
Т-49 Расчетно-платежная ведомость 1/2А2
Т-51 Расчетная ведомость 2А3
Т-53 Платежная ведомость 2А4
Т-54 Лицевой счет А3
Т-54а Лицевой счет 2А5

Таблица 2. График документооборота на участке «Расчеты с работниками по оплате труда»

Наименование документа Создание документа Проверка документа
форма количество экземпля-ров ответственный за выписку ответственный за оформление (подписи) ответственный за исполнение срок исполнения ответственный за проверку и обработку кто представляет порядок представления срок представления
Приказ о приеме на работу Т-1 1(2) Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров В соответствии с поданным заяв-лением Бухгалтерия Отдел кадров Копия приказа или второй экземпляр В день утверждения руководителем
Трудовой договор (контракт), договоры гражданско-правового характера Собст-венная Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров В день заключения Бухгалтерия Отдел кадров Копия (оригинал остается в отделе кадров) В день оформления
Личная карточка Т-2 Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров В течениеи 1 дня после выхода приказа о приеме на работу Бухгалтерия Отдел кадров Личная карточка В день оформления
Штатное расписание Т-3 Ген. директор Ген. директор Ген. директор По мере необходимости Бухгалтерия Ген. директор 1 – в бухгалтерию, 2 – в отдел кадров В день оформления
Табель учета рабочего времени Т-13 Табельщица (зав. секцией, нач. отдела) Табельщица (зав. секцией, нач. отдела) Табельщица (зав. секцией, нач. отдела) В течение месяца Бухгалтерия Табельщица (зав. секцией, нач. отдела) Табель с приложением необходимых документов 1 числа следующего месяца
Налоговая карточка 1-НДФЛ Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расчетом зара-ботной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Налоговая карточка вместе с лицевым счетом и расчетно-платежной ведомостью Одновременно с расчетом заработной платы
Лицевой счет Т-54 Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с налоговой карточкой Одновременно с расчетом заработной платы
Расчетно-платежные ведомости Т-49 Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с налоговой карточкой Одновременно с расчетом заработной платы
Приказ об отпуске Т-6 1(2) Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия Отдел кадров Копия приказа или второй экземпляр В соответствии с поданным заявлением
Приказ об увольнении Т-8 Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия Отдел кадров 1 – в бухгалтерию, 2 – в отдел кадров В соответствии с поданным заявлением

Все работающие в организации распределяются по категориям персонала на рабочих и служащих, руководителей, специалистов и прочих служащих.

В списочный состав работников включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную и временную работу, т.е. числящиеся в штате организациина основании трудового договора. Не включаются в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, и принятые на разовые работы совместители

Организация рассчитывает среднюю численность работников в отчетном периоде, и данный показатель используется в расчетах по росту производительности труда.

Источник статьи: http://poisk-ru.ru/s39839t6.html